Ingen lär vid detta laget ha undgått att 2018 års Julmarknad i SWEA Denver står inför dörren. Det bakas, förbereds och annonseras om bidrag till bokbord och så vidare och för sitt inre kan man nästan se hur Sweorna här i Denver har förvandlats till små tomtenissar som fixar och donar för att få allt klart till den 1 december då årets julmarknad öppnar.

Men förberedelserna startade egentligen långt tidigare i år. Ja, faktiskt under den delen av året då julen känns som mest avlägsen och som minst efterlängtad… En solig förmiddag i mitten av april hade nämligen julmarknadskommittén (Anna Bergström, Lisa Jonsson, Malin Blank och Christin Eriksson Wolff) sitt första möte. Mötets huvudsyfte var att lägga beställlningar av hantverk till årets julmarknad. Att göra hantverksbeställningar kan låta som en enkel sak men kräver mycket mer fingerspitzgefühl än man tror. Det är nämligen lätt att förlora sig i alla onlinekataloger med gulliga tomtar, lucior och julhjärtan (vårsolens varma strålar till trots) och beställa mer hantverk än vad som faktiskt säljs under själva julmarknaden. Efter att ha tittat i tio olika onlinekataloger flyter dessutom beställningarna ihop till en enda stor julkompott och det är svårt att se skillnad på tomatarna och adventsstakarna som radar upp sig. Det är i det läget som det är bra att ha med en person som Anna Bergström i komittén. Hon har varit med några gånger och kan beställningar, priser, utbud och efterfrågan på sina fem fingrar. Hon, om någon, vet vad som funkar hos såväl amerikanska julmarknadsbesökare som svenska.

När hantverksbeställningarna är gjorda, kan julmarknadskomittén pusta ut några månader för att återigen ta upp tråden någon gång i september. Då börjar det bli dags att säkerställa att vi har huvudansvariga för Cafét, bokbordet, pysselbordet och barnklädesbordet – uppgifter som år efter år bemannas av trogna eldsjälar som har stenkoll på sina respektive uppgifter. Det är också dags att hyra ut de bord som SWEA inte använder för egen försäjning till externa försäljare. Vid den här tiden börjar även marknadsföringsinsatsen av julmarknaden ta vid. Lisa Jonsson fixar vant ihop en flyer som börjar spridas i SWEA Denvers nätverk.

Några veckor senare börjar hantverksbeställningarna att droppa in hemma hos Anna Bergström och det börjar snart bli dags för julmarknadskomittéen att träffas igen för att prismärka varorna. Samtidigt arrangeras bakdagar i norra och södra Denver, där det bakas kanelbullar och saffransbröd som ska säljas på marknaden.

En annan uppgift vid den här tiden är att fylla alla arbetsposter på själva marknadsdagen. Detta är en viktig uppgift, eftersom julmarknadens genomförande är helt beroende av SWEA medlemmarnas frivilliga insatser vid bland annat entrén, hantverksförsäljningen och Cafét. Som regel brukar det vara svårare att fylla eftermiddagens arbetsposter men med hjälp av alla fantastiska medlemmar som bidrar med sin tid, brukar vi få till det. Vi behöver också hitta frivilliga som kan hjälpa till att baka fikabröd och göra julgodis till brödförsäljningen och så kallade Signups till såväl bakverk som arbetsposter på Julmarknaden börjar skickas ut för att få så många som möjligt att skriva upp sig.

Några veckor inför julmarknaden är det dags att säkerställa att de sista detaljerna tas om hand: luciakrona, liksom ljud och piano för luciatåget, Tomte och julgran till ringdans, beställning av glögg och pepparkakor från IKEA, skyltning utanför och inne på lokalen med mera, med mera.

Dagen innan Julmarknadens öppnande, ställs marknaden iordning. Då gäller det att allt som inte redan har fixats, fixas. Då föröppnas också marknaden för alla Sweor som inte längre orkar vänta på att handla sitt julpyssel. Efter en god natts sömn, slår sedan dörrarna till julmarknaden upp dagen efter. Hur det gick sen? Det får vi läsa om i nästa SWEA nytt.